På jakt etter en elektronisk potet

HomeDiverse

På jakt etter en elektronisk potet

Data og internett er et medium som benyttes mer og mer i samfunnet. Denne verden er også kommet til brannstasjonene. Mange brannfolk er kanskje i utgangspunktet mer fortrolig med slanger, kuplinger, pumper, store biler og annet praktisk arbeid. Da blir det også til at det stilles noen spørsmål om hvilken nytte vi har av dataen! ”Vi slukker ikke branner med kulepenn eller data”, er noe en hører fra tid til annen i brannmiljøet. Det går det jo ikke an at si seg uenig i, men det kan allikevel gjøre hverdagen atskillig enklere.

Brannvesen, og andre, har siden tidlig på 90-tallet vært pålagt å følge flere lovverk som setter krav til dokumentasjon av helse, miljø og sikkerhet. Økt krav til dokumentasjon har generert utallige dokumenter av mange ulike mennesker. Informasjonen har ofte blitt internt, og lite tilgjengelig for andre. Det har resultert i at mange har laget sitt eget system, uten stor grad av sentralisering. Behovet for et felles elektronisk HMS-system vokste derfor fram.

Oslo brann- og redningsetat (OBRE) har tatt følgene av dette, og er i ferd med å ta ytterligere et steg ut i dataverden. Elektronisk HMS-oppfølging er i seg selv ikke unikt, se for eksempel artikkel i ”Brannmannen” nr. 3 i år, fra Bergen brannvesen. Det Oslo gjør i tillegg er å videreføre dette til også å omfatte utsett, fraværsregistrering, ferie, sykdom, kompetanse, materielloversikt osv.

Sommeren 2003 startet OBRE et samarbeid med to leverandører av IT-systemer for å utvikle et elektronisk HMS-system. Inntil den tid hadde etaten brukt mye tid på å undersøke markedet, uten at noen var overbevist. Erfaringene viste at systemer på markedet ofte var utviklet for andre typer bedrifter, og manglet mye av de behovene brannvesenet hadde. Blant annet gjaldt det et internkontrollsystem for vaktstyrken, hvor en alltid må forsikre seg om at mannskapene har gjennomført periodisk vedlikehold av grunnkompetanse, etter lovverk og interne retningslinjer. Løsningen Oslo valgte å gå for ble todelt, der rutiner og interne dokumenter inngikk i en del. Kompetanse, vaktoversikt, materiell og loggføring av aktiviteter og annen inngikk i en annen. To firmaer ble engasjert; Synkarion AS og Syzlab.

Rutinemodulen

Rutinemodulen som er utarbeidet av Syzlab, er en ren nettside hvor man ved hjelp av såkalt trestruktur kan lagre informasjon systematisk og fornuftig. HMS-ansvarlig i OBRE, Ståle Øisang, har laget en trestruktur med utgangspunkt i internkontrollforskriften fordi den legger føringer for hva en bedrift må dokumentere. Denne modulen er lik mye av det andre bruker, blant annet Bergen, og er ikke noe spesielt revolusjonerende. Det spesielle med OBRE sitt system er at det har utfordret kreativiteten, og sett muligheter for å gjøre rutiner enklere for brukere. Samtidig har en erfart at systemet fremmer et likhetsprinsipp som gjør at alle får den samme informasjonen til samme tid. Et eksempel på at rutiner er blitt enklere, er blant annet innlevering av elektroniske skjemaer, så som forbedringsmeldinger (avviksmeldinger), evalueringsrapporter og søknader til ekstravakter. Personer kan nå bare fylle inn tekst og trykke på en ”send” knapp, så går informasjonen direkte til mottaker, i stedet for å gjøre utskrifter, og sende med post.

OBRE Vakt

OBRE Vakt er en fellesbetegnelse for fire ulike moduler; utsett (vaktoversikt), kompetanse, materiell, og aktivitetsplan, som inngår i ett felles system. Systemet er et lederverktøy for drift av utrykningsavdelingen, og utviklet i samarbeid med Synkarion AS. Utviklingen av denne modulen har vært svært utfordrende, spesielt med å skape en god balanse mellom behov og brukervennlighet. Mange av brannvesenets ledere er praktikere med praktisk bakgrunn, og har liten eller ingen erfaring med bruk av elektronisk hjelpemiddel. Det mest sentrale har derfor vært å utvikle en brukervennlig programvare i nært samarbeid med brukerne selv. I OBRE sitt tilfelle har brannmester Frode Velten bidratt sterkt i utviklingen, for å synliggjøre brukernes behov.

Primæroppgaven til utsettsmodulen er å synliggjøre hvilke personer som er på vakt, og om de er kompetente til å tjenestegjøre på det utrykningskjøretøyet de er plassert på. For å få til dette har man måtte opprette en kompetansemodul, hvor kompetansen og vedlikeholdet av den (øvelser) kan registreres. I utsettsmodulen har man på sin side mulighet til å definere krav til utrykningskjøretøyene og de roller man har på dem. Kjernen i internkontrollen er at disse to systemene kommuniserer og gir varsel hvis det ikke er sammenheng mellom krav og kompetanse. For å gi et eksempel på dette, så kan vi ta utgangspunkt i en røykdykker. Lovverket gir føringer på at det skal gjennomføres to varme øvelser i løpet av et år. Dette kravet er videreført til et sete på en røykdykkerbil. Dersom en person blir satt på setet i dette systemet, og ikke er oppført med varm røykdykkerøvelse i løpet av de siste seks månedene, så vil det generere et varsel. Varselet blir synliggjort med farge, symbol og tekst. Brannmestere har full mulighet til å overkjøre varslinga, men da er handlingen bevisst, og avvikskommentar skal noteres.

Det viktigste med drift av brannvesen er kanskje ikke å ha et system som synliggjør våre feil, men heller et godt planleggingsverktøy som fremmer effektiv drift. Det er langt på vei utviklet i kompetansemodulen slik at ledere kan hente ut differensierte oversiktslister med utløpsdatoer. Øvelsesledere kan dermed gå inn å se når det er fornuftig å gjennomføre nye øvelser med hensyn til de rammebetingelser vi har.

Folk og utstyr

I tillegg til å synliggjøre plassering av mannskaper, så vil dette systemet fange opp ekstravakter, stedfortreder, fravær og flytting av mannskaper mellom stasjoner. Det har gjort det mulig å hente ut lister basert på stasjon og brigader, og bruke dette for lønningspersonale og statistikkgrunnlag. På den måten blir ledere fristilt fra mye administrativ arbeid, og det gjør det enklere for ledelsen å se forbedringspotensialer.

Materiellmodulen er mye lik kompetansemodulen og inneholder en oversikt over hvor materiellet er og når det skal vedlikeholdes. For 110-sentralen vil det bli et sentralt verktøy for å finne ut hvor nødvendig utstyr er, og hvem de eventuelt må kontakte. For å få dette til er det laget en effektiv søkemotor hvor man enkelt kan skrive inn søkeord å finne adressen. Dette vil ikke bare være viktig i store brannvesen som Oslo, men også i interkommunale samarbeid.
En utfordring i et stort brannvesen har vært å opprettholde god kommunikasjon mellom avdelingene. Det er flere tilfeller hvor det har blitt gjort grep med konsekvenser for andre, siden informasjonen har uteblitt. Med det nye systemet skal man forhindre dette ved å registrere aktiviteter, med mulighet for varslingstekster for en bestemt periode. Prinsippet kan brukes i mange sammenheng: En øvelsesleder kan registrere en øvelse, velge kursdeltagere, dato og sende varsling til stasjonene om mannskap og utstyr som er reservert. I ettertid kan øvelseslederen bare krysse av for dem som har gjennomført øvelsen og kompetansen til dem blir automatisk fornyet for en ny periode.

En annen sammenheng man kan bruke systemet i, er i forbindelse med viktige trafikkmeldinger og informasjon knyttet til vann og avløp. Meldinger om stengte vannledninger kan for eksempel legges inn med en varslingsperiode. Fordelen med å samle slike meldinger i systemet, mot å bruke e-post eller vanlig post, er at all informasjon og administrativt ledelsesverktøy samles på en plass.

Papiret skal ut

Alle permer som tidligere har inneholdt de ovennevnte tingene skal bort. Det vil si at alt skal foregå pr. datamaskin. Tanken og ønsket er at tingene skal bli mer tilgjengelig, og enklere å finne. Oppdateringer vil også være lettere og raskere å gjennomføre.
Etter hvert vil det ikke bare være skriftlig materiell som skal være tilgjengelig, men også 30 sekunders filmsnutter for å illustrere enkelte prosedyrer. I den elektroniske opplæringen ligger det også en mulighet for å gjennomføre en eksaminasjon.
Ståle Øisang illustrerer det nye systemet som om at huset er satt opp, men at innredningen mangler. Innredningen er det mange som skal være med på å sette inn. Det være seg ressurspersoner innen ulike fagfelt eller underbrannmestere med spesialkompetanse og andre. Ønsket til OBRE, er at rutinemodulen etter hvert vil kunne sees på som en infobank.

Det som er gjennomgående i det nye systemet er at det snakkes hele tiden om prosedyrer, og ikke instrukser. I det ligger det at prosedyrer kan avvikes, mens instrukser er absolutte.
Prosessen med bruk av elektronisk HMS-system har vært i bruk siden mai i OBRE, men kun i begrenset omfang. Fra medio september derimot, skal hele systemet bli tatt i bruk. For å møte virkeligheten har det blitt fokusert mye på opplæring og informasjon. De erfaringer OBRE har hatt til nå har vært meget positive, og mange har innsett at hverdagen har blitt, og kan bli enda enklere. Arbeidet er avhengig av kontinuerlig innsats, men med motiverte brannfolk, så ser de ansvarlige i OBRE lyst på fremtiden.

 

Publisert: 03-07-2004

COMMENTS